Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe już w 2026 roku. Firmy, które chcą wydajnie i bezproblemowo zarządzać obiegiem przybierających tę formę dokumentów finansowych, powinny jednak już teraz podjąć działania pozwalające na optymalizację tego procesu. W poniższym artykule wyjaśniamy, czym są faktury ustrukturyzowane, jak je wystawiać i co zrobić, aby nasza organizacja była gotowa na nadchodzące zmiany.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to spełniający określone wytyczne dokument finansowy zapisywany w formie elektronicznej. Wystawiana jest ona z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Dokumenty takie mają docelowo zastąpić tradycyjne, papierowe faktury i wesprzeć w ten sposób cyfryzację polskich przedsiębiorstw.
Ze względu na liczne benefity ustrukturyzowanych faktur, na ich wystawianie już teraz decydują się niektóre organizacje. Prawdziwa rewolucja czeka nas jednak dopiero w nadchodzących miesiącach. Ze względu na to, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wkrótce obowiązkowe dla wszystkich firm, dokumenty w takiej formie staną się bowiem standardem dla każdego przedsiębiorstwa.
Faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna – co je różni?
Tym, co warto wyjaśnić już na samym początku, jest kwestia różnic pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a fakturą elektroniczną. Choć obydwa wymienione rodzaje dokumentów zapisywane są w formie cyfrowej, nie są one ze sobą tożsame. Nie powinny więc one być ze sobą mylone.
Faktura elektroniczna – czym jest?
Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument finansowy, który jest wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie cyfrowym. Bardzo często przybiera on postać pliku PDF. Co ważne, faktura elektroniczna ma obecnie taki sam status jak jej papierowy odpowiednik. Znaleźć na niej muszą się również te same dane, co w przypadku dokumentu finansowego przechowywanego w tradycyjnej formie. Aby faktura mogła zostać określona jako elektroniczna, nie jest jednak konieczne wystawianie jej za pomocą KSeFu.
Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
Faktura ustrukturyzowana jest natomiast dokumentem funkcjonującym w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i przybierającym wyłącznie format pliku XML. Dodatkowo jej struktura logiczna musi być zgodna ze stworzonymi przez Ministerstwo Finansów wytycznymi, które określają między innymi elementy obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne.
Warto więc wiedzieć, że sam fakt wystawienia faktury w formie elektronicznej nie przekłada się na to, że dokument taki możemy określić jako fakturę ustrukturyzowaną. Pamiętać o tym musi każda firma, która chce odpowiednio dopasować swoją infrastrukturę do nadchodzących zmian. W momencie, gdy KSeF stanie się już obowiązkowy, zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne zostaną bowiem zastąpione przez faktury ustrukturyzowane.
Przygotuj się na obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych
Krajowy System e-Faktur, a co za tym idzie faktury ustrukturyzowane, od początku były traktowane jako rozwiązanie, z którego korzystanie ma docelowo stać się obligatoryjne. Oprogramowanie, którego wdrożenie przyniesie tak wielkie zmiany, wymaga jednak długich przygotowań i testów. Z tego powodu w pierwszej kolejności KSeF udostępniony został jako rozwiązanie, z którego przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie. Dzięki temu już od 1 stycznia 2022 roku chętne firmy mogą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.
Poza samym udostępnieniem Krajowego Systemu e-Faktur Ministerstwo Finansów ogłosiło także termin wejścia w życie obowiązku korzystania z nowego oprogramowania. Ze względu na pojawiające się problemy data ta była jednak kilkukrotnie zmieniana. Terminem, który jeszcze na początku tego rogu podawano jako obowiązujący, był 1 lipca 2024 roku.
Dzisiaj wiemy już jednak, że KSeF nie stanie się w tym roku obowiązkowy dla każdej firmy. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur nie spełniał bowiem wymagań jakościowych. Ze względu na to konieczne jest ponowne opracowanie całej jego infrastruktury, co przełoży się na odroczenie terminu obligatoryjności KSeFu.
Jaki termin gotowości firm na faktury ustrukturyzowane?
Ile czasu mają więc teraz firmy na dostosowanie się do konieczności wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych? Ministerstwo Finansów podało, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obligatoryjne od:
- 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2025 roku przekroczyła 200 milionów złotych;
- 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorstw.
Czy warto odkładać wdrożenie zmian na potem?
Odroczenie obowiązkowego KSeFu sprawiło, że polskie firmy zyskały więcej czasu na przygotowanie się do konieczności wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Nie powinno to jednak skłaniać przedsiębiorców, którzy zwlekają z podjęciem działań związanych z cyfryzacją, do dalszego powstrzymywania się od wdrażania zmian.
Cała procedura dostosowywania procesów firmowych oraz obecnej infrastruktury do konieczności zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi będzie w niektórych przypadkach wymagała podjęcia wielu różnorodnych działań. Jeżeli będziemy czekać zbyt długo, może okazać się, że nie wyrobimy się z implementacją odpowiedniego oprogramowania przed wejściem w życie obowiązkowego KSeFu, przez co narazimy się na chaos organizacyjny.
Możliwość dobrowolnego korzystania z opcji wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych jest świetną szansą na przetestowanie tego, jak nasza organizacja będzie radziła sobie w nowej rzeczywistości. Co jednak jeszcze ważniejsze, przedsiębiorstwa, które korzystają z nowoczesnych systemów takich jak LOGITO, mogą również już teraz zintegrować używane obecnie oprogramowanie z KSeFem.
Uniknięcie chaosu organizacyjnego i możliwość wypróbowania działania systemu to nie jedyne zalety wcześniejszego wdrożenia omawianych zmian. Firmy, które zaczną korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już teraz będą mogły bowiem odczuć także inne korzyści płynące z wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Jakich konkretnych benefitów możemy się jednak spodziewać?
Zalety korzystania z faktur ustrukturyzowanych
Implementacja obiegu faktur ustrukturyzowanych jest jednym z ważnych etapów cyfryzacji firmy. Organizacje, które zdecydują się na ten krok, mogą liczyć między innymi na:
- szybsze wystawianie i odbieranie faktur – dzięki jednolitemu formatowi dokumentów finansowych możliwe będzie przyspieszenie procesu fakturowania i uniknięcie potencjalnych błędów;
- łatwiejsze zarządzanie dokumentami finansowymi – wszystkie faktury ustrukturyzowane przechowywane będą w jednym miejscu, co ułatwi ich wyszukiwanie;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych – dzięki temu, że faktury ustrukturyzowane przechowywane są w Krajowym Systemie e-Faktur, nie ulegną one zniszczeniu lub zagubieniu;
- brak konieczności archiwizowania faktur – dokumenty znajdujące się w KSeFie nie muszą być dodatkowo archiwizowane w naszym własnym systemie;
- automatyzację fakturowania – dzięki udostępnianym przez Ministerstwo Finansów narzędziom oraz możliwości synchronizacji z innym oprogramowaniem, będziemy w stanie usprawnić i zautomatyzować poszczególne procesy;
- szybszy zwrot VAT – firmy korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur otrzymają zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni, a nie w ciągu 60 dni jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnych dokumentów finansowych;
- redukcję kosztów – dzięki automatyzacji procesu fakturowania skraca się czas potrzebny na wykonywanie zadań, a dzięki cyfryzacji możliwa jest rezygnacja z drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych dokumentów; to wszystko przekłada się na realne oszczędności dla organizacji korzystających z KSeFu.
Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?
Gdy znamy już korzyści, jakie płyną z korzystania z faktur ustrukturyzowanych, warto dowiedzieć się, w jaki sposób możemy wystawiać omawiane dokumenty finansowe. Pierwszym krokiem, który będziemy musieli wykonać, jest rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur. W tym celu należy wejść na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/login, a następnie wybrać kontekst i sposób logowania.
Gdy będziemy już zarejestrowani w KSeFie, uzyskamy możliwość korzystania z faktur ustrukturyzowanych. Jednym ze sposobów na wystawienie takiego dokumentu jest użycie Aplikacji Podatnika KSeF, czyli darmowego narzędzia przygotowanego i udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
Warto pamiętać, że poza samym wystawianiem faktur ustrukturyzowanych, aplikacja ta pozwoli również na odbieranie i przeglądanie dokumentów. Może więc ona dobrze sprawdzić się w przypadku małych przedsiębiorstw.
Co natomiast ze średnimi i dużymi firmami, które na co dzień wystawiają i odbierają bardzo dużo faktur?
To darmowe narzędzie z pewnością nie zapewni im wszystkich udogodnień i funkcji pozwalających na zachowanie wysokiej efektywności. Dlatego właśnie organizacje takie powinny zdecydować się na integrację KSeFu z profesjonalnym systemem do obiegu faktur.
Synchronizacja KSeFu z oprogramowaniem firmowym
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które od początku projektowane było z myślą o możliwości połączenia z używanymi przez przedsiębiorstwa systemami do zarządzania sprawami finansowo-księgowymi. Udostępniane przez Ministerstwo Finansów aplikacje są z tego powodu wyposażone jedynie w podstawowe funkcjonalności, dzięki którym organizacja może wykonywać proste zadania związane z obiegiem faktur ustrukturyzowanych. Narzędziom tym brakuje jednak funkcji niezbędnych do sprawnego zarządzania fakturowaniem w średnich i dużych firmach.
Przedsiębiorstwa, które chcą w pełni efektywnie wykorzystać potencjał zapewniany przez KSeF, powinny zintegrować go z profesjonalnym systemem obiegu faktur elektronicznych.
Co jeśli organizacja nadal nie korzysta z takiego oprogramowania?
Wszystkie przesłanki wskazują na to, że to już najwyższy czas, by je wdrożyć. Warto jednak postawić na umożliwiający łatwą integrację z KSeF system elektronicznego obiegu faktur taki jak LOGITO. Dzięki temu już teraz będziemy mogli szybciej wystawiać faktury ustrukturyzowane i wydajniej nimi zarządzać, co pozwoli nam odczuć korzyści płynące z cyfryzacji firmy.
