Nowoczesna sala konferencyjna powinna być na wysokim poziomie. Nie wystarczy już podest, mikrofon i krzesła. Dzisiejsze obiekty tego typu to sale multimedialne, które doskonale sprawdzą się w każdych warunkach.
Unifikacja naszym sprzymierzeńcem
Bywa niekiedy tak, że wyposażenie sali konferencyjnej kupowane jest osobno. Wszystko, łącznie z kamerą, pilotem, mikrofonami, głośnikami nabywane jest poza zestawem. Z kilku powodów korzystniej jest nabyć jednolity komplet urządzeń. Decydując się na pakiet zestawu wideokonferencyjnego, zyskujemy dołączone do niego zintegrowane oprogramowanie konferencyjne. To duża wygoda organizacji i prowadzenia spotkań. Nie można zapomnieć również o tym, że usunięcie ewentualnej awarii będzie znacznie prostsze właśnie w przypadku znormalizowanych kompletów umieszczonych we wszystkich salach. Wszystkie wideokonferencje odbywać się wówczas będą dzięki standardowym procedurom operacyjnym. Takie same urządzenia to także spore ułatwienie dla osób, którym przyjdzie obsługiwać organizowane wydarzenia.
Co trzeba mieć, a bez czego można się obyć
Nowoczesność, multimedialność, wielozadaniowość – brzmi to na tyle zobowiązująco, że właściciele sal konferencyjnych mogą zacząć zastanawiać się, czy ich sale rzeczywiście spełniają swoje zadania, jak należy. Faktycznie dzisiejsza mnogość technologii może wpłynąć pozytywnie na poziom naszej sali, ale nie oznacza to, że każda nowinka rzeczywiście nam się przyda. Wypisaliśmy elementy, które uważamy za niezbędne. Zestawiliśmy je z tymi, które, choć mogą się przydać, to równie dobrze można obyć się bez nich. Tym, co trzeba mieć, z pewnością są mikrofony, kamera, wyświetlacz wideo (może być to monitor, projektor z tablicą, telewizor), głośniki. Ponadto rozważyć można zakup tablicy interaktywnej (tzw. smartboard), oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych oraz bezprzewodowe systemy prezentacji.
Różne sale, różne rozwiązania
Sale konferencyjne w Krakowie, Warszawie czy w Łodzi łączy jedno – wszystkie dzielą się na takie same kategorie. Najmniejsze z nich to sale typu focus służące do prowadzenia prywatnych rozmów telefonicznych, wideo lub spotkań w cztery oczy. Przyda się tutaj kompaktowy sprzęt „wszystko w jednym”. Kolejny typ to tzw. huddle rooms, w sam raz na burze mózgów. Są większe, ale dają poczucie prywatności. Sprawdzą się tutaj niewielkie kamery o szerokim kącie widzenia o małej liczbie przewodów. Kolejne to małe i średnie sale konferencyjne dobre dla maksymalnie 12 osób. Tu spisze się technologia automatycznego kadrowania i śledzenia głosu. Ostatnie to typowe duże sale. Wybór sprzętu może okazać się niełatwy. Nasza rada to postawienie na wysokiej jakości kamery premium, które utrzymają wyraźny obraz w środowiskach o wysokim kontraście. Postęp technologiczny jest tu prawdziwym sprzymierzeńcem. Dzięki niemu każde miasto wyposażone może być w prawdziwie nowoczesne sale konferencyjne – Warszawa, Gdańsk, Wrocław, ale również mniejsze ośrodki. Może okazać się, że sale w małym mieście są równie dobre, jak sale konferencyjne w Krakowie.
